Steuern & Lohnnebenkosten in Österreich 2026: Founder-Guide für die ersten 90 Tage

Die ersten 90 Tage nach der GmbH-Gründung in Österreich sind steuerlich entscheidend – doch viele internationale Gründer unterschätzen die Komplexität des österreichischen Steuersystems. Dieser Guide erklärt die wichtigsten Steuerarten für Ihre ersten drei Monate: Körperschaftsteuer GmbH (23 % auf Unternehmensgewinne, Mindest-KöSt 500 EUR in den ersten fünf Jahren), Umsatzsteuer UVA (Standardsatz 20 %, Kleinunternehmerregelung bis 55.000 EUR Jahresumsatz (Brutto, mit begrenzter Toleranz)) und Lohnnebenkosten Österreich (typischerweise 20–30 % zusätzlich zum Bruttogehalt). Sie erfahren, wann welche Anmeldungen, Voranmeldungen und Zahlungen fällig sind, wie Sie Ihre Lohnverrechnung aufsetzen und welche Steuerpflichten auf Sie als Geschäftsführer persönlich zukommen. Am Ende erhalten Sie einen konkreten 90-Tage-Plan und Zugang zu unserem kostenlosen PDF-Guide mit Checklisten und Gesprächsleitfaden für Ihren Steuerberater.

Checkliste: Steuern & Payroll – die ersten 90 Tage

Körperschaftsteuer & Jahresabschluss

• Steuerliche Erfassung der GmbH beim Finanzamt – Anmeldung mit Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (Woche 1–2)

• FinanzOnline-Zugang beantragen – Zugang für digitale Steuererklärungen und Kommunikation mit dem Finanzamt (Woche 1–3)

• Buchhaltungssystem einrichten – Software für laufende Buchführung wählen (Woche 2–4)

• Vorauszahlungen KöSt klären – Mit Steuerberater Höhe und Termine der quartalsweisen KöSt-Vorauszahlungen besprechen (Woche 4–8)

Umsatzsteuer & UVA

• UID-Nummer beantragen – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Finanzamt (Woche 1–2)

• UVA-Frequenz festlegen – Klären, ob monatlich, quartalsweise oder keine UVA-Pflicht (Woche 2–4)

• Kleinunternehmerregelung prüfen – Entscheiden, ob Kleinunternehmerregelung sinnvoll oder opt-out besser (Woche 2–4)

• Erste UVA vorbereiten – Bei UVA-Pflicht: erste Umsatzsteuervoranmeldung für ersten vollen Monat (spätestens Woche 8–12)

Einkommensteuer & Vorauszahlungen (Founder)

• Persönliche Steuerpflicht klären – Wohnsitz, unbeschränkte/beschränkte Steuerpflicht, DBA prüfen (Woche 1–4)

• Gehalt vs. Ausschüttung strukturieren – Mit Steuerberater optimale Vergütungsstruktur besprechen (Woche 4–8)

• Vorauszahlungen Einkommensteuer – Wenn Sie mit einer spürbaren Einkommensteuerschuld aus selbständigen oder zusätzlichen Einkünften rechnen, wird das Finanzamt in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen. Planen Sie diese Liquidität frühzeitig ein (ab Woche 12)

Lohnverrechnung & Lohnnebenkosten

• Lohnverrechnungs-Partner finden – Steuerberater, spezialisiertes Büro oder Software-Lösung wählen (Woche 1–4)

• Sozialversicherung anmelden – Alle Mitarbeiter und Geschäftsführer bei ÖGK / SVS anmelden (vor erstem Gehalt, spätestens Woche 4)

• Gehaltsstruktur festlegen – Bruttogehälter, kollektivvertragliche Mindestlöhne, Sonderzahlungen klären (Woche 2–6)

• Erste Lohnabrechnung – Gehälter, Lohnsteuer, SV-Beiträge, DB/DZ, Kommunalsteuer abwickeln (ab Woche 4–8)

• Betriebsstätten & Prüfungen – Vorbereitung auf GPLA-Prüfungen (gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben) und branchenspezifische Meldungen, z.B. BUAK im Baugewerbe (Woche 4–8)

Körperschaftsteuer für GmbH & Holdings 2026 – was Gründer wissen müssen

Die Körperschaftsteuer (KöSt) ist die zentrale Unternehmenssteuer für Kapitalgesellschaften in Österreich. Seit 2024 beträgt der Steuersatz einheitlich 23 % auf den Jahresgewinn Ihrer GmbH, FlexKap oder AG. Auch wenn Ihre Gesellschaft im ersten Jahr Verluste macht oder keinen Gewinn erzielt, fällt eine Mindest-Körperschaftsteuer von 500 EUR pro Jahr in den ersten fünf Jahren nach Gründung an. Diese Mindeststeuer ist direkt mit dem reduzierten Mindeststammkapital von 10.000 EUR für GmbH und FlexKap verknüpft.

Wie funktioniert die Körperschaftsteuer in der Praxis?

Die KöSt wird auf das steuerliche Ergebnis (Gewinn nach Betriebsausgaben) berechnet und jährlich erklärt. Die Steuererklärung ist elektronisch über FinanzOnline einzureichen, üblicherweise bis spätestens 30. Juni des Folgejahres (bei Steuerberater-Vertretung verlängerte Fristen bis Ende Februar des übernächsten Jahres). Bereits während des laufenden Geschäftsjahres verlangt das Finanzamt vierteljährliche KöSt-Vorauszahlungen, deren Höhe sich an der zuletzt veranlagten Steuer orientiert. Im ersten Geschäftsjahr werden die Vorauszahlungen häufig auf Basis einer Schätzung oder auf Null gesetzt.

Doppelbesteuerung: KöSt + KESt verstehen

Ein wichtiges Konzept für Gründer ist die zweistufige Besteuerung: Gewinne werden zunächst auf Gesellschaftsebene mit 23 % KöSt besteuert. Wenn Sie als Gesellschafter Gewinne ausschütten (Dividenden), wird auf diese Ausschüttung zusätzlich Kapitalertragsteuer (KESt) von 27,5 % fällig – allerdings nur auf den bereits nach KöSt versteuerten Betrag. Diese Struktur ist zentral für Ihre Entscheidung zwischen Gehaltszahlungen und Gewinnausschüttungen.

Was heißt das für internationale Gründer?

Wenn Sie aus dem Ausland nach Österreich kommen oder Holdings mit internationalen Strukturen aufbauen, sollten Sie frühzeitig Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) prüfen lassen. Manche Konstruktionen können zu ungewollten Doppelbesteuerungen oder steuerlichen Nachteilen führen. Ein strukturiertes Tax-Setup in den ersten 90 Tagen ist essentiell.

Umsatzsteuer & UVA – die wichtigsten Regeln für 2026

Die Umsatzsteuer (USt) ist eine Verbrauchssteuer, die Sie auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erheben und an das Finanzamt abführen. Der Standardsteuersatz in Österreich beträgt 20 %, reduzierte Sätze von 10 % (z.B. Lebensmittel, Bücher, bestimmte Dienstleistungen) und 13 % (z.B. Übernachtungen, kulturelle Leistungen) gelten für spezielle Kategorien.

Kleinunternehmerregelung: Bis 55.000 EUR Jahresumsatz

Wenn Ihr erwarteter Jahresumsatz unter 55.000 EUR (Brutto, mit begrenzter Toleranz) liegt, können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Das bedeutet: Sie stellen keine Umsatzsteuer in Rechnung und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen (UVA) abgeben. Der Nachteil: Sie können auch keine Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen (z.B. für Büroausstattung, Software, Dienstleister) geltend machen.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Regelung ist sinnvoll bei:

• Geringen Investitionen und niedrigen Betriebsausgaben

• B2C-Geschäft mit Endkunden, die keine Vorsteuer ziehen können

• Einfacher Verwaltung und niedrigen Compliance-Kosten

Opt-out ist besser bei:

• Hohen Anlaufinvestitionen (Büroausstattung, IT, Marketing)

• B2B-Geschäft mit umsatzsteuerpflichtigen Kunden

• Internationalen Geschäften innerhalb der EU

Sie können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und sich für die reguläre Umsatzsteuer-Erfassung entscheiden – dann sind Sie allerdings für mindestens fünf Jahre daran gebunden.

UVA-Pflicht: Wann müssen Sie Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben?

Die Häufigkeit der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) hängt von Ihrem Jahresumsatz ab:

Die UVA wird elektronisch über FinanzOnline eingereicht. Versäumen Sie die Fristen, drohen Verspätungszuschläge und Zinsen. Bei Neugründungen legt das Finanzamt die UVA-Frequenz auf Basis der erwarteten Umsätze fest; in der Praxis sollten Sie dies gemeinsam mit Ihrem Steuerberater planen und überwachen. Die erste UVA ist für den ersten vollen Geschäftsmonat fällig.

UID-Nummer: Pflicht für EU-Geschäfte

Wenn Sie innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen anbieten, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID). Diese beantragen Sie beim Finanzamt und erhalten sie meist innerhalb weniger Tage. Die UID ermöglicht das Reverse-Charge-Verfahren bei B2B-Geschäften innerhalb der EU.

Lohnsteuer & Lohnnebenkosten in Österreich – Basics für Arbeitgeber

Sobald Ihre GmbH Mitarbeiter beschäftigt – einschließlich Ihnen selbst als Geschäftsführer –, werden Sie zum Arbeitgeber mit umfangreichen Lohnverrechnungs- und Sozialversicherungspflichten. Die Lohnnebenkosten Österreich sind für viele internationale Gründer überraschend hoch: Zusätzlich zum Bruttogehalt fallen typischerweise 20–30 % Arbeitgeberbeiträge an, in manchen Branchen auch mehr.

Was sind Lohnnebenkosten?

Lohnnebenkosten umfassen alle Abgaben, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt zahlen muss:

• Sozialversicherungsbeiträge: Krankenversicherung (KV), Pensionsversicherung (PV), Arbeitslosenversicherung (AV), Unfallversicherung (UV). Diese Beiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, wobei der Arbeitgeberanteil deutlich höher ist.

• Dienstgeberbeitrag (DB): 3,9 % des Bruttolohns, wird vom Arbeitgeber getragen.

• Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ): 0,41 % bis 0,49 % je nach Bundesland, ebenfalls Arbeitgeberanteil.

• Kommunalsteuer: 3 % des Bruttolohns, abhängig vom Standort der Betriebsstätte (nicht in allen Gemeinden).

• Weitere Umlagen: In bestimmten Branchen (z.B. Bau) zusätzliche Beiträge wie BUAK-Umlage.

Rechenbeispiel (vereinfacht):

Bei einem monatlichen Bruttogehalt von 4.000 EUR fallen etwa 800–1.200 EUR zusätzliche Arbeitgeberkosten an, abhängig von Branche, Standort und Sozialversicherungskategorie. Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen also bei ca. 4.800–5.200 EUR.

Besonderheiten für Geschäftsführer

Geschäftsführer können sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt werden:

• Angestellte Geschäftsführer (Minderheitsgesellschafter mit unter 25 % Beteiligung): Unterliegen der ASVG-Sozialversicherung wie normale Arbeitnehmer – volle Sozialversicherungspflicht.

• Selbständige Geschäftsführer (Mehrheitsgesellschafter mit über 25 % Beteiligung): Können unter die GSVG-Sozialversicherung fallen, die andere Beitragssätze und Bedingungen hat. Die SVS (Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen) ist hier zuständig.

Diese Unterscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Lohnnebenkosten und sollte mit einem Steuerberater und der zuständigen Sozialversicherungsanstalt frühzeitig geklärt werden.

Lohnverrechnung in der Praxis

Die monatliche Lohnabrechnung umfasst:

• Berechnung von Bruttolohn, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen

• Überweisung des Nettolohns an Mitarbeiter

• Abführung der Lohnsteuer und SV-Beiträge an Finanzamt und ÖGK

• Monatliche Meldungen an Finanzamt (Lohnzettel) und Sozialversicherung

Für internationale Gründer empfiehlt sich die Auslagerung der Lohnverrechnung an einen Steuerberater oder spezialisierten Payroll-Dienstleister. Fehler bei der Lohnabrechnung können zu erheblichen Nachzahlungen und Strafen führen.

Steuern für Founder als natürliche Personen

Als Geschäftsführer und Gesellschafter einer GmbH unterliegen Sie persönlich der österreichischen Einkommensteuer (ESt), wenn Sie in Österreich Ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben. Die Höhe Ihrer persönlichen Steuerlast hängt davon ab, wie Sie Ihr Einkommen aus der GmbH strukturieren.

Einkommensteuer-Tarifstufen 2026

Österreich hat ein progressives Einkommensteuersystem mit mehreren Tarifstufen zwischen 0 % und 55 %. Die Einstiegsstufe (0 %) gilt derzeit für ein steuerpflichtiges Jahreseinkommen von rund 13.300 EUR, die höchste Stufe von 55 % ab rund 1 Mio. EUR. Die genauen Grenzen werden regelmäßig angepasst und sollten beim Finanzministerium (BMF) aktuell geprüft werden. Die Progression verläuft über mehrere Stufen von 20 %, 30 %, 40 %, 48 % bis 50 % und schließlich 55 % für sehr hohe Einkommen.

Diese Stufen gelten für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (Gehalt) und selbständiger Arbeit (z.B. freiberufliche Einkünfte).

Gehalt vs. Gewinnausschüttung: Zwei Wege, ein Ziel

Als Geschäftsführer können Sie sich auf zwei Arten vergüten:

• Gewinnausschüttung: Die GmbH schüttet Gewinne nach Versteuerung mit KöSt (23 %) an Sie als Gesellschafter aus. Auf diese Ausschüttung zahlen Sie 27,5 % Kapitalertragsteuer (KESt) – ein fixer Satz ohne Progression. Vorteil: Keine Sozialversicherungsbeiträge. Nachteil: Erst nach KöSt verfügbar.

• Gehalt: Sie zahlen sich als GmbH ein monatliches Geschäftsführergehalt. Dieses unterliegt der Lohnsteuer (progressiver ESt-Tarif) und Sozialversicherungsbeiträgen. Das Gehalt ist gleichzeitig Betriebsausgabe der GmbH und reduziert die KöSt-Bemessungsgrundlage.

Vorauszahlungen Einkommensteuer

Wenn Sie hohe Einkünfte erwarten (z.B. aus freiberuflicher Tätigkeit, Vermietung oder als selbständiger Geschäftsführer), verlangt das Finanzamt vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Diese orientieren sich an Ihrer letzten Veranlagung und werden später mit der tatsächlichen Steuerschuld verrechnet.

Expats und Doppelbesteuerung

Wenn Sie aus dem Ausland nach Österreich ziehen oder weiterhin Einkünfte im Ausland haben, müssen Sie Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) beachten. Österreich hat mit den meisten Ländern DBA geschlossen, die regeln, wo Einkünfte versteuert werden und welche Anrechnungen möglich sind. Eine individuelle steuerliche Beratung ist hier unerlässlich.

Wichtig: Die optimale Vergütungsstruktur hängt von vielen individuellen Faktoren ab – Höhe der Einkünfte, Sozialversicherungsstatus, Familienverhältnisse, langfristige Pläne. Dieser Artikel gibt nur einen Überblick. Konkrete Steuerplanung muss immer mit einem Steuerberater erfolgen.

Was tun als Nächstes? Konkreter 90-Tage-Plan

Sie haben jetzt einen Überblick über die wichtigsten Steuerarten und Lohnnebenkosten in Österreich. Doch wie setzen Sie das konkret um? Hier ist Ihr strukturierter 90-Tage-Plan:

Tage 1–30: Steuerliche Grundlagen legen

• Steuerberater und Lohnverrechner finden: Suchen Sie einen Steuerberater mit Erfahrung in internationalen Gründungen und Ihrer Branche (SaaS, FinTech, Consulting). Klären Sie, ob Lohnverrechnung intern, beim Steuerberater oder über spezialisierte Software (z.B. Lexware, BMD, RZL) erfolgen soll.

• FinanzOnline-Zugang einrichten: Beantragen Sie Zugangsdaten bei Ihrem Finanzamt oder lassen Sie dies durch Ihren Steuerberater erledigen. FinanzOnline ist die zentrale Plattform für alle steuerlichen Meldungen und Erklärungen.

• Buchhaltungssystem wählen: Entscheiden Sie sich für eine Buchhaltungssoftware (z.B. Lexoffice, sevDesk, BMD) oder lagern Sie die Buchhaltung komplett aus. Wichtig: Das System muss österreichische Anforderungen (UVA, KöSt, Lohnverrechnung) abdecken.

• UID-Nummer beantragen: Falls noch nicht geschehen, beantragen Sie sofort Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Finanzamt.

Tage 31–60: Payroll und UVA-Pflichten klären

• Sozialversicherung anmelden: Melden Sie alle Mitarbeiter und sich selbst als Geschäftsführer bei der zuständigen Sozialversicherung (ÖGK für Angestellte, SVS für Selbständige) an. Fristen sind strikt – Anmeldung vor dem ersten Arbeitstag.

• UVA-Frequenz festlegen: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie monatlich, quartalsweise oder gar nicht UVA abgeben müssen. Richten Sie Erinnerungen für die 15.-des-Monats-Fristen ein.

• Erste Gehälter abrechnen: Wenn Sie bereits Mitarbeiter haben, muss die erste Lohnabrechnung korrekt erfolgen. Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer müssen fristgerecht abgeführt werden.

Tage 61–90: Steuerliche Jahresplanung und Optimierung

• KöSt-Vorauszahlungen besprechen: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater die erwartete KöSt-Last für das erste Jahr berechnen. Klären Sie, ob und in welcher Höhe Vorauszahlungen fällig werden.

• Tax-Setup für Expats: Falls Sie international strukturiert sind, besprechen Sie Doppelbesteuerungsabkommen, Wegzugsbesteuerung, ausländische Beteiligungen und steuerliche Ansässigkeit.

• Langfristige Vergütungsstruktur planen: Entwickeln Sie mit Ihrem Steuerberater eine Strategie: Welche Kombination aus Gehalt, Ausschüttungen und ggf. Tantiemen ist für Sie optimal?

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• Zeitplan mit konkreten Fristen für UVA, KöSt-Vorauszahlungen, Sozialversicherung

• Gesprächsleitfaden für Ihr Erstgespräch mit Steuerberater oder Lohnverrechner

• Übersicht über Steuerarten und Sätze (KöSt, USt, ESt, KESt, Lohnnebenkosten)

• Checkliste für Expats: Besondere steuerliche Themen bei internationalem Background

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NEXORA Unternehmensberatung GmbH ist Ihr Partner für Markteintritt, Digitalisierung und Compliance in Österreich. Wir begleiten internationale Gründer, Scale-ups und Investoren beim Aufbau von Strukturen in Wien – mit einem klaren Fokus auf FinTech, RegTech und digitale Geschäftsmodelle. Unsere Mission: Praxis statt Theorie, Geschwindigkeit statt Bürokratie.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung dar. Die dargestellten Informationen basieren auf dem Rechtsstand Dezember 2025 in Österreich und können sich durch Gesetzesänderungen, Verordnungen oder Rechtsprechung jederzeit ändern. Steuersätze, Schwellenwerte, Vorauszahlungsregelungen und Sozialversicherungsbeiträge sind vereinfacht dargestellt und können je nach individueller Situation, Branche, Rechtsform und persönlichen Verhältnissen variieren.

Die in diesem Artikel genannten Prozentsätze, Fristen und Richtwerte dienen der Orientierung und ersetzen keine individuelle Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer spezifischen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Situation konsultieren Sie bitte einen zugelassenen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt. NEXORA Unternehmensberatung GmbH übernimmt keine Haftung für Entscheidungen, die auf Basis dieses Artikels getroffen werden, oder für eventuelle Schäden, die aus der Anwendung der dargestellten Informationen entstehen.